Att upphandla och implementera ett nytt affärssystem är företagets kanske viktigaste investering. Ett affärssystem som är anpassat efter affärsmodellen och specifika arbetsprocesser kan öka effektivitet, produktivitet och i slutändan lönsamheten.
Åt andra hållet kan ett nytt affärssystem vara en dålig investering om det medför att arbetet blir krångligare eller skapar onödigt merarbete. Här är de viktigaste sakerna att tänka på innan ni köper ett nytt affärssystem.
Målsättningar och kravspecifikation – vad ska affärssystemet kunna göra?
Det första ett företag behöver göra är en grundlig analys av behovet av ett nytt affärssystem – varför behövs det, vilka är målsättningarna med implementationen och vad måste det nya systemet kunna göra. Vanliga målsättningar med ett nytt affärssystem är ökad automatisering i arbetsprocesser, så att hela verksamheten fungerar effektivare, vilket i sin tur kan leda till ökad lönsamhet.
Det är bra att vara detaljerad och specifik när det kommer till vad systemet måste kunna göra och vilka funktioner ni behöver eftersom det drastiskt ökar chansen att målsättningarna uppnås. För mindre bolag kan det vara svårt att veta vad verksamheten egentligen behöver, och då är det viktigt att hitta en systemleverantör som kan få en förståelse för er affär och vad ni behöver i ett affärssystem för att effektivisera affären.
Sätt ihop arbetsgrupp – få med medarbetarna på tåget
Ett nytt affärssystem är en stor förändring som kommer påverka hela företaget, och då är det viktigt att inkludera medarbetare från alla delar av verksamheten. På så sätt får ni också deras perspektiv och säkerställer att de står bakom kravspecifikationen.
Sätt ihop en arbetsgrupp med representanter från alla avdelningar och utse en intern projektledare som leder arbetet ihop med projektledaren hos den leverantör ni väljer.
Välj leverantör och system – standard eller skräddarsytt?
Det finns många färdigpaketerade standardlösningar, men få eller inga som överensstämmer med alla punkter i er kravspecifikation. Gör research på möjliga leverantörer som kan utveckla ett affärssystem som är skräddarsytt och anpassat efter er verksamhet och era unika behov.
I takt med att utvecklingen av tekniken och best practices tillåter kostnadseffektiv och enkel kodning har det blivit allt vanligare att bolag väljer att ihop med en leverantör utveckla ett eget affärssystem. Det säkerställer att systemet till punkt och pricka följer er kravspecifikation vilket ger störst möjlighet för er att nå målsättningarna.
Viktigt att komma ihåg i valet av leverantör är att inte stirra sig blind på kod och programmering. Se till att potentiella leverantörer har kunskap i affärsutveckling och affärsarkitektur. Er affär ska alltid sättas i första rummet, tekniken är bara verktyget som används.
